Personalausweis schwärzen: Was bei der Wohnungsbewerbung erlaubt und sinnvoll ist

Kurz gesagt: Eine Ausweiskopie ist für die Wohnungsbewerbung nicht erforderlich, wird aber oft verlangt. Beim Besichtigungstermin darf der Vermieter den Ausweis nur einsehen, keine Kopie anfertigen. Wenn du später eine Kopie mitschickst, solltest du alles schwärzen, was der Vermieter nicht braucht: Seriennummer, Zugangsnummer (CAN), Größe, Augenfarbe und Unterschrift, bei Bedarf auch das Foto. Die Kopie muss dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Stand: Oktober 2026, keine Rechtsberatung.

Muss ich überhaupt eine Ausweiskopie mitschicken?

Nach der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (Version 2.0, Januar 2026) darf der Vermieter beim Besichtigungstermin die Angaben durch Vorzeigen des Personalausweises prüfen und die Prüfung dokumentieren; das Anfertigen einer Ausweiskopie ist dort nicht erforderlich und damit unzulässig. Auch für die Vorauswahl braucht er keine vollständige Kopie. Viele Portale und Verwalter verlangen sie trotzdem; ob du sie schickst, ist deine Entscheidung, am besten mit Schwärzungen und erst, wenn du die Wohnung wirklich bekommen möchtest.

Was du schwärzen solltest

• Seriennummer des Ausweises: ermöglicht Missbrauch und wird für die Bewerbung nicht gebraucht.
• Zugangsnummer (CAN): sechsstellig auf der Vorderseite, für den Online-Ausweis relevant.
• Größe, Augenfarbe, Unterschrift: ohne Bedeutung für den Vermieter.
• Foto: kann geschwärzt werden, wenn der Vermieter die Person ohnehin bei der Besichtigung sieht.
• Rückseite mit Adresse: nur beilegen, wenn die Anschrift sonst nirgends steht.

Lesbar bleiben sollten Name, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer, denn dafür wird die Kopie gebraucht.

So gehst du praktisch vor

1. Ausweis einscannen oder fotografieren, nicht aus einer fremden Kopie weiterverwenden.
2. Die genannten Felder dauerhaft überdecken, nicht nur mit einem Textfeld, das sich wieder löschen lässt.
3. Quer über die Kopie „KOPIE“ schreiben, damit sie dauerhaft als Kopie erkennbar ist (§ 20 Abs. 2 PAuswG). Datum und Zweck („nur für Wohnungsbewerbung Musterstraße 1“) sind eine Empfehlung der Datenschutzbehörden, keine gesetzliche Pflicht.
4. Als flaches PDF oder Bild speichern und nur an den Vermieter schicken.

Was nach dem Versand mit der Kopie passiert

Der Vermieter darf die Kopie nur für den Zweck der Auswahl nutzen und muss sie löschen, sobald er sie dafür nicht mehr braucht, also spätestens, wenn du die Wohnung nicht bekommst (Art. 17 DSGVO). Wegen möglicher Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz halten die Datenschutzbehörden eine Aufbewahrung von höchstens sechs Monaten für vertretbar. Du kannst die Löschung ausdrücklich anfragen. Auch bei deinem Dienstleister lohnt der Blick auf die Speicherdauer: Bei Mietermappe24 werden hochgeladene Dokumente nach Erstellung der Mappe automatisch gelöscht, Details in der Datenschutzerklärung.

Welche weiteren Unterlagen in die Mappe gehören, zeigt Was gehört in eine Mietermappe? Die zulässigen Fragen im Detail erklärt der Artikel Mieterselbstauskunft: Was Vermieter fragen dürfen.